Ведение путевых листов в электронном виде: онлайн и оффлайн

Ведение путевых листов в электронном виде: онлайн и оффлайн

Сегодня участникам ВЭД стало доступно заполнение путевых листов не только вручную, но и онлайн – в электронном виде. Над нововведением работает Министерство транспорта РФ совместно с Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций. С начала 2021 года у компаний появилась возможность регистрировать путевые листы онлайн. Также идёт работа над запуском унифицированной цифровой базы: в ней будут отображаться электронные путевые листы. Это упростит задачу контролирующим органам. Например, если на дороге случится ДТП, инспектор полиции сможет оперативно проверить по базе, прошел ли водитель перед выездом в рейс обязательный медицинский осмотр.

Что такое электронный путевой лист

Принципиальное различие между путевым листом старого образца и новым электронным в способе регистрации (цифровой). Путевой лист — это специальный документ для контроля работы и действий сотрудников (водителей) со стороны компании-собственника или индивидуального предпринимателя и ведения учёта затрат на ГСМ. Согласно путевому листу сотрудникам начисляется заработная плата. Информация о расходе ГСМ используются для правильного расчёта прямого налога на прибыль.

По прогнозам экспертов электронные путевые листы окончательно войдут в обиход к третьему кварталу 2022 года после окончательной модернизации нормативно-правовой базы и инфраструктуры. Сегодня составлять цифровые путевые листы можно на базе некоторых конфигураций 1С. Заполнение происходит в автоматическом режиме на основе спутникового ГЛОНАСС мониторинга. На транспортные средства устанавливаются специальные трекеры, которые и передают информацию в программу: ГЛОНАСС отправляет в систему информацию о количестве стоянок, пробеге, моточасах, расходах топлива. 

Типы путевых листов в электронном виде

При ведении путевых листов в делопроизводстве используется ряд готовых форм документации в соответствии с типом транспорта и сферой деятельности предприятия, которое использует автомобиль.

Различаются бланки для легковушек, отдельные путевые листы для пассажирского и грузового автотранспорта, автоспецтехники и сельхозтехники.

Оформление типовых путевых документов производят на один день; возможны варианты заполнения термином "не более одного месяца". Для учёта путевых листов используются специальные журналы: для ИП и отдельно для остальных субъектов предпринимательства.

Новые правила заполнения электронных путевых листов

Давайте разберёмся, как вести путевые листы согласно новым правилам. В начале 2021 года Минтранс издал специальный приказ о введении новых норм составления. Изменения действительны вплоть до 2027 года.

• Первое нововведение касается появления обязательного реквизита – информации о транспортировке. По новым нормам сотрудники обязаны вписывать в путевой документ сведения о типе маршрутной перевозки: перевозка будет произведена между странами либо между городами, по городу, в пригороде. Кроме того, теперь регламентируется формат услуг перевозчика – это перевозка регулярного характера или же отдельные поездки по заказу. Как и раньше, в путевом листе фиксируется порядковый номер документа, название, термин действия, информация о водителях, а также собственнике транспорта. 

• Согласно новым требованиям, сотрудник обязан заполнять путевой лист независимо от того, едет он пустой или с грузом, багажом, пассажирами. То есть, даже если в машине едет только водитель, а партия груза или пассажиры отсутствуют, путевой лист на поездку обязателен. 

• Теперь регистрировать инфо с одометра придётся чаще: подаются не только данные о выезде автомобиля с парковки, но и при въезде на автостоянку.

• В путевой лист включается информация о модели, марке и типе машины, а также наличии прицепа с указанием марки.

• Порядок заполнения стал регламентированным: для заверения электронного журнала нужна специальная – усиленная – электронная подпись. При необходимости файл excel с путевым документом распечатывают и подают в печатном виде.

• Предварительно, перед выездом на маршрут и после возвращения в автопарк водитель проходит обязательный медицинский осмотр, заключение об этом регистрируется в путевом листе.

• Также технический специалист, который отвечает за исправность транспортного средства, делает в путевом листе специальную запись о разрешении выпуска машины на линию. Данная отметка ставится после техосмотра перед рейсом и в конце смены. 

• Журналы учёта можно вести в бумажном и цифровом виде. В бумажном варианте каждую страницу необходимо пронумеровать и прошнуровать.

Внедрение в сферу транспортной логистики электронных путевых листов сделает комфортнее предрейсовые осмотры (медицинский и технический). Водителям стала доступна удалённая процедура медицинского осмотра из удобного места (к примеру, на автозаправке). Государственным органам контроля станет проще контролировать результаты осмотров: информация фиксируется в цифровом формате. Общая база позволяет проверять наличие электронного путевого документа тем же способом, которым проверяются страховые полиса и водительские удостоверения.

С помощью удалённого мониторинга теперь несложно отслеживать скорость движения транспортного средства и агрессивную манеру вождения (наборы скорости, резкие перестроения, торможения). Это сделает ситуацию на дорогах более спокойной и в последствии снизит количество ДТП.

Электронный путевой лист удобен для проверок и защищён от подделок. Внедрение документа снижает транспортные издержки предпринимателей, отрасль становится более прозрачной.